客戶以電話詢問衛斯理翻譯服務細節並提供欲翻譯文件做為估價，客戶翻譯文件的提供可以經由Email或傳真。以文件翻譯為例:客戶告知衛斯理欲翻譯的目的語言、交期、有否特殊指定軟體需求，有否排版需求。客戶告知衛斯理是否有其他特殊翻譯需求(例如，衛斯理一般翻譯，如果客戶提供電子檔案，衛斯理均會在該檔案作業，翻譯完畢，只保留目的語言，會將原始語言刪除，因此，若客戶希望保留原始語言，請務必告訴衛斯理，以免增加事後作業困擾)，以及客戶儘可能的提供該翻譯文件相關的特殊關鍵字。在原始檔案作業的目的，是為確保翻譯後的文件，在編排格式上能跟原始檔案完全一樣。(若客戶同時有Word/Powerpoint檔案以及PDF檔案，請盡量提供Word/Powerpoint檔案，以利估價及翻譯作業。一般來說，衛斯理無法在PDF作業，若客戶只提供PDF檔案，交件仍以Word檔案交件。)

       衛斯理翻譯專案管理人員會確認客戶翻譯內容、交期、價格、與用Email寄報價及確認單給客戶做最後確認。

       客戶同意價格及交期後，簽認報價及確認單，傳真回來衛斯理翻譯社做最後確認。公司客戶方面，付款可以用月結的方式，但個人客戶則須全額預付或七成的訂金。小額的翻譯案件，衛斯理建議客戶一次付款。

       衛斯理翻譯專案管理人員開始連絡該翻譯領域與語文的適當譯者。衛斯理專案管理人員告知譯者交期與注意事項。衛斯理專案管理人員負責定期追蹤翻譯進度。衛斯理專職品管人員負責審稿與校稿(若發現問題則退件譯者處理)，針對特殊需求翻譯案件進行排版。

       交件與客戶，請客戶做最後驗收。客戶百分之百滿意度保證。並依客戶之指示，免費對於因本公司之誤、漏、錯譯部分協助修稿一次。以掛號郵寄發票給客戶以收費並結案。對於客戶提供的翻譯內容，衛斯理絕對做到保密的要求，若客戶有所疑慮，衛斯理亦可簽訂保密合約。